PENGIRIMAN (sering) TERLAMBAT, PASTI TAMAT

Widiyanto

Dunia logistic memang dunia yang penuh dengan “janji” dan “kejujuran”. Janji diucapkan semenjak seorang salesman menawarkan barang dagangannya hingga janji seorang sopir untuk mengirimkannya dengan aman dan tepat waktu. Kejujuran dalam logistic adalah kenyataan yang dapat dilihat secara kasat mata, gudangnya, barangnya, transportnya dan keterlambatan pengirimannya !. Panduan antara janji dan kejujuran didalam logistic akan menghasilkan ketepatan waktu dalam pengirimannya. Bagaimana resiko bagi yang sering terlambat – maaf pasti tamat.

Waktu : Dimensi Ukur Yang Paling General

Siapapun anda dan dalam bisnis apapun anda, semuanya mengenal waktu. 24 jam sehari semalam menjadi panduan yang saat ini diberlakukan didunia ini, entah abad 22 nanti mungkin akan berubah seiring dengan percepatan teknologi yang kelak ada. Kenapa waktu menjadi tolak ukur yang paling general karena apapun pola dan cara yang dipergunakan, akan menjadi uniform (seragam) jika menggunakan detik, menit dan jam sebagai alat ukurnya.

Dalam dunia logistic, waktu menjadi dasar yang paling menentukan dalam mengatakan apakah kepuasan konsumen sudah maksimal atau malah belum terciptakan. Seorang konsumen akan merasa gembira jika apa yang dijanjikan dalam pengiriman barang dapat ditepati dengan rentang waktu yang ditoleransikan. KPI (Key Perform Indicator) didalam logistic pun hampir keseluruhannya berhubungn dengan waktu, Picking per jam, loading per jam, pallet moving per jam dan kecepatan pengiriman per jam adalah contoh-contoh KPI yng sering dijadikan bahasa standard per-logistickan.

Tuntutan Konsumen
Mari kita samakan persepsi bahwa konsumen tidak hanya seseorang yang bersifat individu, tetapi lebih dari arti konsumen sebuah pergudangan yakni took, apotik, salon, supermarket dsb. Sebagai konsumen sebuah pergudangan mereka memiliki beberapa tuntutan yang mestinya sudah menjadi acuan gudang anda dalam melayani mereka misalnya :
- Kebenaran antara pesanan dan pengiriman.
- Keamanan dan keutuhan barang
- Ketetapan waktu pengiriman

Nasehat bijak: janganlah menjanjikan lebih dari kemampuan gudangmu !. Penting bagi pelaksana pergudangan untuk dapat mengukur berapa lama waktu yang diperlukan dalam penyiapan barang hingga barang tersebut diterima oleh konsumen. Dengan mengetahui data ini maka gudang dapat memberikan standard pelayanan kepada bagian terkait dalam memberikan standard pelayanan kepada bagian terkait dalam memenuhi janji kepada konsumennya. Mari kita belajar menghitung bagaimana waktu merambat didalam sebuah pergudangan.
- Proses pendataan pesanan.
- Proses penyiapan barang
- Proses penyiapan pengiriman
- Proses pengiriman
- Proses bongkar muatan

Siasat Jitu Menghitung Waktu

Dari kelima proses utama didalam pergudangan diatas, ada yang dapat diatur oleh internal dan ada yang memang sangat dipengaruhi oleh external. Yang internal jelas bisa dipercepat dan perlambat oleh kita sendiri. Packing contohnya, dapat diatur dengan cara multi pick atau single pick, pesanan dapat dilakukan dalam kondisi emergency (cito) atau rutin. Namun untuk yang external, beberapa siasat dibawah ini mungkin dapat membantu anda dalam menjadikan waktu semakin pendek.

- Pengaturan jam keberangkatan kendaraan.
Tentukan alokasi konsumen berdasarkan jam-jam kesibukan yang biasanya terjadi.
- Memperpendek Jarak Kirim
Memperpendek jarak kirim dapat dilakukan dengan cara menciptakan depo-depo disekitar daerah yang rawan macet.
- Berikan Janji + 50 %
Istilah ini mirip dengan komisi atau cadangan waktu yang ditambahkan dari kondisi normal.

Kesimpulan :
- Waktu adalah indicator pengukuran yang sangat general dan bersifat uniform. Siapapun mereka pasti memiliki standard yang sama terhadap besaran waktu.
- Konsumen memiliki tuntutan terhadap hal-hal secara fisik seperti kesamaan antara pesanan dan pengiriman, keamanan dan keutuhan barang. Namun yang lebih penting sebelum itu semua adalah ketepatan waktu pengiriman.
- Perlu dilakukan penelitian dan pembelajaran yang bersifat berkesinambungan agar anda dapat mendata dan memetakan daerah yang macet dan tidak macet pada waktu tertentu.
- Beberapa siasat dalam memperpendek waktu dapat dilakukan seperti misalnya mendirikan depo-depo pengiriman, mengirimkan ditengah malam atau memberikan waktu cadangan dalam pengiriman.

Sumber : Supplychain media

Zero Base Princing

Anita Kenjanawati – BP Migas

Konon, ditahun 1980, dept. Purcasing di Polaroid menciptakan metoda yang disebut Zero Base Princing (ZBP) sebagai alat untuk memerangi inflasi dan kenaikan harga-harga selama masa inflasi. Bila ingin berhasil, para buyer harus bekerjasama dengan internal End Users dan supplier untuk mengurangi “all-in-cost” dari barang dan jasa yang dibeli dengan cara me-review semua komponen-komponen biaya yang terjadi.
Untuk itu, para buyers diharapkan mengerti betul 5 komponen biaya, yaitu: material, labor, factory overhead, general & admin dan supplier profit.

Dengan mengerti ke 5 komponen tersebut dan bekerjasama yang TRANSPARAN (antara Buyer dan supplier), Buyer dapat menolak adanya kenaikan biaya material, biaya tenaga kerja, yang diajukan supplier bila tanpa ada dokuen pendukung. Biaya overhead pabrik juga harus dianalisa apakah memang benar ada biaya pengembangan parik, bagaimana break even pointnya . Demikian juga untuk kenaikan biaya gen & admin yang biasanya dipengaruhi oleh jenis produknya. Bila produknya sudah “mature”, biasanya biaya-biayanya tidak begitu berfluktuasi. Yang paling menarik adalah Supplier Profit. Supplier profit juga secara transparan didiskusikan dengan pihak buyer. Profit dapat di “challenge” oleh buyer bila performance supplier kurang bagus. Pengukuran performance supplier kurang bagus. Pengukuran performance mempertimbangkan factor resiko, kualitas produk, biaya-biaya yang disebut ditas, ketepatan pengiriman dan after sale service yang diberikan.
Berdasarkan pengalaman dari yang sudah menjalankan, agar lebih sukses dalam pelaksanaan ZBP, beberapa teknik/metoda sbb harus dimengerti dam dilaksanakan oleh para buyer :
1. Memaksimumkan value di internal perusahaan:buyer harus terlibat langsung pada proses identifikasi produk yang akan dibeli (yang biasanya hanya dilakukan oleh user saja.) Buyer harus menyakinkan users untuk mau mencoba produk “alternative”. Buyer harus dapat membuktikan bahwa value dan brand preference tidak ada korelasinya.
2. Value engineering dan Value analsys
3. Keterlibatan Buyer pada perhitungan Capital Expenditure
4. Mengerti teori harga
5. Melakukan analisa harga dan analisa biaya.
6. Melaksanakan tender untuk mendapatkan harga yang kompentitif.
7. Membuat “model” dari perhitungan biaya.
8. Analisa CVP, mengetahui apakah besar kecilnya volume pembelian sangat mempengaruhi total biaya dan biaya per unit.
9. Melakukan analisa biaya langsung dan tak langsung.
10. Melakukan analisa profit.
11. Fleksibilitas kontrak perlu dipertimbangkan.
12. Klausal yang mengatur penyesuai harga juga perlu dipertimbangkan.
13. Negosasi.
14. Melakukan research, siapa pemain baru d produk tersebut.
15. Me-review procurement system, apakah ada aliran proses yag kurang efesien.
16. MENDOKUMENTASIKAN “Cost Reduction” dan “Quality Improvement, agar Purcahsing Dept. bisa mendapatkan pengakuan dan penghargaan dari Manajemen yang lebih tinggi.
Polaroid sudah melakukan pendekatan ini di tahun 1980, bagaimana dengan perusahaan di Indonesia ?

Sumber : Supplychain media

Apa itu Supply Chain ?

Ir. Srihartati

Supply chain adalah sebuah system yang melibatkan proses produksi, pengiriman, penyimpanan, distribusi dan penjualan produk dalam rangka memenuhi permintaan akan produk tersebut. Supply chain didalamnya termasuk seluruh proses dan kegiatan yang terlibat didalamnya penyampaian produk tersebut sampai ketangan pemakai (konsumen). Semua itu termasuk proses produksi pada manufaktur, system transportasi yang menggerakkan produk dari manufaktur sampai ke outlet retailer, gudang tempat penyimpanan produk tersebut, pusat distribusi tempat dimana pengiriman dalam partai besar dibagi kedalam partai kecil untuk dikirim kembali ke toko-toko dan akhirnya sampai ke retailer yang menjual produk-produk tersebut.

Tujuan dari supply chain adalah untuk memastikan sebuah produk berada pada tempat dan waktu yang tepat untuk memenuhi permintaan konsumen tanpa menciptakan stok yang berlebihan atau kekurangan. Sebuah operasi yang effisien dari supply chain tergantung pada lengkap dan akuratnya aliran data yang berhubungan dengan produk yang diminta dari retailier kepada buyer, system transportasi dan kembali ke manufaktur.

Dalam rangka memenuhi stock barang yang tersedia untuk retailer, manufaktur harus menentukan jumlah produk yang diproduksi pada waktu tertentu. Dengan demikian berarti manufaktur harus meramalkan/membuat perkiraan jumlah penjualan. Dalam hal ini yang terbaik dilakukan adalah bersama-sama dengan retailer menggunakan suatu tolak ukur seperti misalnya CPFR (Callaborative Planning Forecasting and Replenishment). Ramalan ini digunakan untuk memperkirakan jumlah dan jenis bahan mentah yang harus dibeli, pengapalan dan waktu pengiriman untuk bahan mentah tersebut dan waktu yang dibutuhkan untuk proses di manufaktur. Kemudian barangyang sudah jadi disimpan didalam gudang sampai disorder oleh distributor.

Distributor membeli produk dari manufaktur dalam jumlah yang besar dan mungkin barang tersebut dimuat dalam truck, pallet atau kemasan lain dari produk tersebut. Pada saat distributor menerima pengiriman, kemudian dipecah menjadi pengiriman yang lebih kecil untuk dikirim ke retailer.

Komponen Manajemen :

Lima prinsip dasar yang menjadi bagian penting pada manjemen supply chain adalah :

* Planing / perencanaan
* Sourcing / Sumber barang
* Manufacturing
* Pengiriman
* Pengembalian

Sebagai kesimpulan, keseluruhan sasaran dari supply chain adalah untuk menyakinkan produk yang tepat berada pada tempat dan waktu yang tepat. Semua itu dikenal sebagai 3 P’s dri supplychain.

3 P’s supply chain adalah :

- Product / produk
- Price / harga
- Place / tempat.

Tujuan dari manajemen supply chain adalah untuk menjamin kesatuan gerak dari jumlah dan kualitas yang memadai pada persediaan yang meliputi banyak hal seperti perencanaan dan komunikasi. Lebih sederhana lagi dapat diartikan bahwa tujuan dari management supply chain adalah untuk memastikan seluruh item barang berada pada tempat dan waktu yang tepat agar dapat memberikan keuntungan yang terbaik dan service kepada customer.

Keuntungan dari manajemen supply chain yang effektif adalah untuk mendapatkan kecepatan yang maksimal pada baranga dan jasa bergerak melalui jalur supply sementara itu terjadi penurunan biaya dan peningkatan nilai tambah untuk service ke custumer.

Faktor-faktor yang mendorong manajemen supply chain :

* Manufacturer : memastikan biaya produksi yang lebih rendah.
* Customer : pengiriman produk yang lebih cepat memenuhi permintaan yang berubah-ubah.

Pada saat ini supply chain didorong oleh operasi pada manufaktur untuk memastikan biaya produksi yang lebih rendah. Dorongan customer terhadap lingkungan keduanya baik itu manufaktur dan supply chain dimana pengiriman produk harus lebih cepat untuk menjain retailer dapat memenuhi permintaan pasar yang selalu berubah dengan cepat. Untuk beberapa tahun yang lalu, kualitas yang tinggi dari produk manufaktur selalu merupakan keharusan dalam persaingan. Bagaimanapun, selagi kualitas produk ditingkatkan, memenuhi permintaan khusus konsumen untuk pengiriman produk telah menjadi hal yang sangat penting untuk persaingan yang akan dating. Ukuran sebuah perusahaan yang sukses dilihat dari sebaik apa mereka mengetahui lebih dahulu kebutuhan pasar.

Ekonomi global saat ini, manufaktur, supplier, distributor, supplier logistic, operator pergudangan dan retailer harus melihat pangsa pasar mereka dari sudut pandang yang besar dan bukan sesederhana dalam sudut pandang mereka sendiri.

Manajemen makro memberikan gambaran untuk hubungan bisnis internal dan eksternal. Tujuannya adalah meningkatkan efisiensi dari sebuah organisasi bersama dengan seluruh factor yang dapat diandalkan untuk membawa sebuah produk mulai dari bahan mentah sampai ketitik akhir penjualan.

Sejak tidak adanya pengawasan sungguh-sungguh terhadap seluruh aspek dari supply chain itu sendiri, sangat penting sekali bahwa seluruh mitra didalam supply chain mengkoordinasi usaha mereka untuk merendahkan biaya dengan tugas mereka masing-masing. Semua ini membutuhkan usaha kerjasama dari seluruh mitra yang berhubungan untuk berbagi data dan pengawasan pada biaya.

Dalam menerapkan manajemen makro pada supply chain, sekumpulan tolak ukur harus dibangun untuk mengukur efisiensi dari masing-masing operasi didalam supply chain.

Pada saat diidentifikasi, tolak ukur ini menjadi standar yang ditentukan oleh seluruh mitra didalam supply chain. Informasi yang berkaitan dengan tolak ukur tersebut harus :

- Terbuka
- Dimengerti
- Bertindak untuk supply chain

Sumber : EAN/International/Supplychain media